Request for Proposal: Har vi något val?

Förmodligen inte. Men, som Richard Higham från Mercuri International UK säger: ”Det finns ett sätt att sköta dessa procedurer för att nå bästa möjliga resultat.”

En RFP (Request for Proposal), ITT (Invitation to Tender) och RFQ (Request for Quotation) är procedurer som blivit till en rutin i dagens företagsvärld.

Naturligtvis är det var och ens val om man vill delta eller inte. På det hela taget har ju – om vi ska vara ärliga – RFPs en negativ inverkan på ett företags resultat. De tillåter en inte att särskilja sig och de kräver ofta mycket tid och resurser, utan att leda till någon affär. Av denna anledning så bör vi undvika dem.

Men – å andra sidan – att ignorera dem eller försöka att undvika medverkan till varje pris, betyder också att man underskattar vikten av dessa moderna affärsmetoder. Faktum är att de företag som motsätter sig RFP-projekt riskerar att marginaliseras.

Den enda lösningen för att få det att fungera väl är att:

  • Få insikt om vad som driver behovet av en formell upphandlingsprocess
  • Positionera sitt företag så starkt som möjligt innan den formella processen har sin början
  • Styra processen på ett så effektivt och professionellt sätt som möjligt

Så vad är det då som har skapat denna växande popularitet med formella upphandlingsprocesser?

Här är de sex viktigaste orsakerna:

  1. Framgångsrikt användande inom andra delar av företaget. Upphandling har visat sig effektivt inom produktionsbranschen och även i andra sektorer. I ett genomsnittligt företag är cirka 60% av intäkterna avsatt för externa inköp. Med en vinstmarginal på 10% kan en reducering av kostnaderna på 1% ge en vinstökning på 6%.
  2. Slutsatsen att denna framgång kan bli replikerad inom företagets andra områden.
  3. Tillväxten inom CSR (Corporate & Social Responsibility) har ökat fokus på leverantörshantering – till exempel är konsumenter och detaljhandel oroade över användandet av barnarbetare vid outsourcing.
  4. Priskänslighet. Beslutsfattarna behöver kunna visa att de erhållit bästa möjliga pris för den produkt eller tjänst de valt.
  5. Riskhantering. Medvetenheten om att leverantörsrisken är en del av en mer omfattande förvaltningsrisk. Denna medvetenhet har växt starkare i och med många större företags fall under den ekonomiska krisen.
  6. Förvaltning. Behovet av att verkställa ett effektivt beslutsfattande som är koncentrerat, inte bara på basanbudet, men också på leverantörens finansiella stabilitet och tillförlitlighet. 
Request for Proposal: Har vi något val?