Webbmöten har stor potential att försäljningschefens bästa vän. De kan ge ett snabbt och smidigt samarbete när dina säljare är spridda geografiskt och när vi får allt smartare lösningar för kommunikation online. Redan 2017 pekade ProSales Institute på att så mycket som 70% av säljorganisationer inom B2B använder webbmöten och idag antalet troligen närmare 100%.
Digitalisering och distans medför också utmaningar för din säljorganisation, men med lite övning kan webbmötena bli ett pålitligt alternativ till de gamla personliga mötena.
Lid & Falkman (2014) gjorde en forskningssammanställning identifierade de tre områden som de flesta mötesledare kämpar med när de går över till onlinemöten: 1) att leda webbmötet, 2) att få deltagarna att bete sig produktivt och 3) att presentera effektivt. I den här artikeln diskuterar vi dessa utmaningar och ger råd om hur man hanterar dem.
1. Led webbmötena!
Ledarskap handlar om struktur, kontroll och att möjliggöra gruppsammanhållning. Framför allt vet en bra ledare hur man motiverar sina anställda genom att alltid vara en god förebild.
Ett webbmöte handlar inte bara om tekniken, utan även om färdigheter. Det kan till och med kräva bättre förmåga att tala och hantera möten än vid personliga möten.
David Strom, Baseline Magazine
Ett webbmöte kan snabbt tappa energi och dynamik om den som leder inte tidigt skapar bra rutiner och grundläggande regler för samspelet. Det kan till exempel vara enkla saker som att ha en tydlig agenda och regler om att stänga av mikrofonen när man inte talar.
Möten online medför dessutom mindre kroppsspråk och sämre ögonkontakt. En ledare behöver då vara extra tydlig när hen tilltalar deltagarna muntligt, och även vara uppmärksam så att alla får uppmärksamhet och kan hålla sig engagerade i diskussionen.
Beroende på plattform har du en mängd olika digitala verktyg till ditt förfogande. Använd dem! Med handuppräckning kan du till exempel snabbt få feedback på ett förslag. Du får kortare svarstid, ökar interaktiviteten och uppmuntrar deltagarna att uttrycka starkare åsikter om de inte behöver uttrycka sig muntligt.
Kvaliteten i digital kommunikation avgörs i mycket större utsträckning av detaljer och därför är du betjänt av en rutin för dina möten. Saker du behöver ha bestämt i förväg är till exempel: Hur öppnar jag och avslutar mötet ordentligt? Vad är etiketten för mötena? Vilka steg ska jag gå igenom?
2. Engagera och få deltagare att bete sig produktivt!
Det kan verka svårare att delta i ett onlinemöte än i ett fysiskt möte. Men problemet är nog främst att vi har övat för lite. Det tar ett antal försök och misstag innan alla blir bekväma med teknik och nya beteeenden och kan interagera smidigt med alla andra i teamet.
En av huvudfrågorna är att hantera distraktioner. När man arbetar på distans är det en utmaning att inte avvika från de vanor vi byggt upp i kontorsmiljön. Dessutom blir många obekväma när de tvingas sitta framför en kamera, vi tenderar att känna oss ”under övervakning”. Därför blir ditt huvudsakliga mål som ledare att ge ditt team rätt procedurer och etikett för att övervinna dessa hinder och bygga teamet.
Engagera ditt team genom att upprepa enkla rutiner, uppmuntra rätt beteenden och engagera dem hela tiden aktivt i konversationen. Ge dem klara förväntningar om etiketten i förväg och information om vad de ska tänka på när de deltar i webbmöten. Viktiga frågor att ta upp kan vara: Hur hanterar jag buller och störningar när jag arbetar på distans? Hur blir jag bekväm med den valda plattformen eller utrustningen? Hur hanterar jag multitasking?
3. Tänk på retoriken!
Har de gamla grekerna något att säga om webbmöten online? Massor. Deras tidlösa insikter hjälpte till att lägga grunden för effektiv kommunikation omkring 500 år f.Kr., och deras solida principer för retorik och presentation håller än i dag. Mediet är irrelevant. Oavsett om det är att hålla ett tal på ett torg eller kämpa med hörlurarna på bakom en datorskärm med bullriga barn i bakgrunden, tenderar samma regler att gälla.
Aristoteles klassiska modell kan vara ett användbart ramverk. Den har stått pall för tidens test och använts av stora talare i årtusenden. Modellen hävdar att det finns tre huvudtyper eller mål för kommunikation:
- Att bygga förtroende som ger en känsla av trovärdighet och auktoritet
- Att tillhandahålla fakta och statistik som informerar deltagarna
- Att använda emotionella argument för att få känslomässig respons och åstadkomma mer drastiska förändringar
Enligt retoriken är det viktigaste av ovanstående att bygga förtroende och trovärdighet. Utan en första känsla av förtroende blir det svårt att förlita sig på de rationella och logiska argument som kanske följer. Trovärdighet får en helt ny betydelse i en online-miljö: budbäraren döljs ofta av webbkameran och det blir svårt att bygga sin trovärdighet med traditionella verktyg.
Känslomässiga argument är nästan lika viktiga när syftet med budskapet är att skapa förändring inom en organisation eller grupp. Fakta och logik räcker ofta inte för att övertala människor att agera på ett visst sätt. Men att förmedla känslor blir en utmaning under onlinemöten eftersom ansiktsuttryck inte förmedlas lika enkelt via webben. Vi tvingas därför anstränga oss extra för att uttrycka och nå fram med våra känslor.
Reflektera över din presentationsteknik som ledare och hur du använder retorik online. Vad ska jag tänka på innan presentationen? Vilka retoriska grep ska jag använda? Hur förstärker jag kroppsspråket?
_____________________________
1 ProSales Consulting. (2017). Aware, But Not Ready. B2B Sales Marketing Digitalization Study 2017. Stockholm, Sweden: Pixton, T, Rönnblom, J, Ejenäs, M. s.81
2 Lid Falkman, L. Lid Falkman, T. (2014). Virtuella möten: effektiv gränslös kommunikation. (1. [uppl.]). Stockholm: Liber, s.86-100
3 Strom, David (2010), TechKnow: Getting the most out of virtual meetings, Baseline Magazine, juli/augusti
Prenumerera på det senaste inom försäljning!
Prenumerera på vårt nyhetsbrev och ta del av viktiga ämnen, fakta och forskning inom försäljning och ledarskap. Följ med oss på resan mot Sales och Leadership Excellence!
