Har du någonsin önskat att dygnet bestod av 48 timmar istället för 24? Eller kanske tänkt…”Tänk om jag fick jobba utan att bli störd hela tiden. Vad mycket jag skulle hinna!” Då är du inte ensam. Första gången vi började prata om begreppet Time Management var på 70-talet, men jag ser att behovet av att utvecklas inom området är större idag än på länge. Om vi översätter begreppet ordagrant så betyder det ”tid-ledarskap” – det vill säga att leda eller ta kontroll över sin egen tid.
Första steget – ”Att-göra-listan”
Att känna att man har kontroll över vilka arbetsuppgifter man ska utföra, när man ska göra dem, men också hur, är något som gör att vi mår bra och känner oss mindre stressade. En förutsättning för effektiv tidsplanering är att ha någon typ av ”Att-göra-lista”. Hitta det sätt som passar dig, men att ha en att-göra-lista är helt klart nödvändigt.
Skippa lunchen – en vanlig fallgrop
Alla vill vi vara effektiva. För att öka vår effektivitet gör vi ofta så att vi hoppar över lunchen, jobbar över eller jobbar helger. Men det är destruktiva strategier, som gör att vi i längden inte håller.
To-do lista om du vill bränna ut dig:
- Arbeta mer inom arbetets ramar, öka arbetstakten eller hoppa över lunch och raster.
- Arbeta mer genom att överskrida arbetets ramar, ta med dig arbetet hem eller sitt kvar.
- Arbeta mer genom att överskrida förutsättningarna för hälsa, så kallad ”sjuknärvaro”, jobba hemifrån eller gå till jobbet när du borde ta hand om sig själv.
Jobbar du effektivt utan effekt?
Jag brukar definiera effektivitet så här: ”Att göra rätt saker på rätt sätt”. Det är nämligen väldigt viktigt att balansera att vara effektiv med att vara effektfull. Ibland blir vi för effektiva och utför så många uppgifter vi bara orkar. Men kanske missar vi att säkra att vi får den effekt vi önskar? Det kan till exempel innebära att vi genomför möten med en agenda som egentligen är helt orimlig på den tid vi har till förfogande. Det vi gör är att vi stressar igenom punkterna utan att säkra att övriga personer förstått eller köpt budskapet. Efter ett sådant möte kan man höra ledare säga ”Vilket effektivt möte vi hade. Vi hann med hela agendan!” Vi kan idag se att ledare lägger i genomsnitt 20% av sin tid varje vecka för att rätta till det som blev fel eller missförstånd som uppstod veckan innan. Vi blir alltså för effektiva, men missar att säkra effekten. Simon Elvnäs skriver ”En kolibri gör 80 slag per sekund, en svala göra bara fem. Vem är bäst på att flyga? Den som flaxar mest eller den som får ut störst effekt av varje vingslag?”
Rätt Saker och rätt sätt?
Vad är då rätt saker? Många skulle svara: ”Det står i min arbetsbeskrivning”, men en sådan är ofta övergripande och otydlig. Om man upplever att så är fallet behöver man få hjälp att tydligare definiera vad som är ens konkreta uppgifter. Och ”rätt sätt” vad innebär det då?
To-do-lista för att jobba rätt:
1. Kontinuitet – Undvik tidstjuvar! Undvik tidstjuvar, som mobilen, mail, medarbetare, kunder. Vi kan såklart inte stänga in oss hela dagar – även om vi så önskade. Men, definiera de arbetsuppgifter där du skulle må bra av att bli avbruten så lite som möjligt.
2. Systematik – När och hur utför du dina arbetsuppgifter? Dela in dina arbetsuppgifter i fyra planeringsblock: rutinuppgifter (återkommande uppgifter t.ex rapporter, veckobrev), oplanerat arbete, möten/utbildningar (detta brukar oftast överbokas) och eget planerat arbete. Fundera över när under dagen du bör utföra olika uppgifter! Morgontrött? Matkoma? När ringer det minst? Det finns en viktig koppling mellan systematik och en ”att-göra-lista”. En kollega till mig berättade att han så fort han får en uppgift så lägger han in den i sin outlook-kalender med en bokad tid. På så sätt kan han släppa uppgiften för stunden och känna sig lugn att han har tid att utföra den. En viktig aspekt här är att vara realistisk med din blockade tid. Blocka hellre lite för lång tid, än för kort.
3. Prioritering och deadlines Vad ska jag ta tag i först? Vad kan vänta? Utan en överblick genom någon form av ”att-göra-lista” blir det mycket svårt att uppnå effektiv prioritering. Du vet då inte vilka uppgifter du har att utföra. Mitt bästa tips är att alltid sätta deadlines på dina uppgifter – oavsett om de kommer från dig själv eller från andra. Lär dig att till andra ställa frågan ”När senast behöver du få…?”. I kontakt med kunder/leverantörer styr du själv dina deadlines utifrån din egen kalender. Låt aldrig kunderna styra din tid, för då tappar du kontrollen.
Undvik att prioritera så här:
- Spontanprioritering – du tar uppgifterna som de kommer utan att tänka
- Akustisk prioritering – den som skriker högst
- Hierarkisk prioritering – chefen före kollegan
4. Delegering Många ledare och medarbetare jag möter upplever att de är dåliga på att delegera. Det kan självklart bero på flera olika saker. Till exempel att man upplever att det inte finns någon att delegera till. Det kan också vara så att man vill ha det gjort på sitt sätt och då är det bättre att göra det själv. En del tycker att det tar för lång tid att lära upp någon annan och ve och fasa, tänk om någon annan utför uppgiften bättre än jag… Trots detta tror jag att vi kan vara överens om att det är viktigt att vi använder oss av delegering. Lyckas vi får vi en mindre sårbar organisation, mindre stress, en möjlighet till nya stimulerande och utmanande uppgifter och när man väl tagit sig tiden att lära upp någon så har man sedan en värdefull backup för just denna uppgift!
Delegera som ett proffs:
- Ta reda på vilka uppgifter som är dina. Kanske handlar det inte om att delegera utan att lyfta bort uppgifter till andra.
- Vilka uppgifter har du som går att delegera?
- Vad kan du ta på dig? Nu kanske du behöver delegera. Imorgon kanske en kollega har behovet.
- Kalla till ett möte med kollegor och chef – prata ihop er
Jag hoppas du fått med dig lite tankar och idéer på hur just du kan få bättre överblick och kontroll på din tid. Och hittat var du har dina styrkor och utvecklingsområden. Men kom ihåg Sinnesrobönen: ”Ge mig sinnesro att acceptera det jag inte kan, mod att förändra det jag kan och förstånd att inse skillnaden.” Lycka till framåt! Katarina Hansson, Senior Consultant
